Podczas niedawnego szkolenia (dla zainteresowanych – prezentacja ze szkolenia jest do pobrania tutaj) uświadomiłam sobie, że czasami niezwykle istotne są bardzo proste, żeby nie powiedzieć prozaiczne kwestie. Taką kwestią jest na pewno komunikacja z sądem.
Niemieckie sądy co do zasady nie wysyłają do pełnomocników listów poleconych. Do stron, które nie są reprezentowane przez pełnomocnika – czasami tak, jeśli od dnia doręczenia pisma biegnie dla strony termin.
Jednak i tak nie zawsze są to listy polecone ze zwrotką – najczęściej są to listy w żółtej kopercie, które listonosz wrzuca do skrzynki, notując jednocześnie na liście i w systemie pocztowym datę i godzinę doręczenia.
Wniosek z tego jest jeden – trzeba regularnie sprawdzać skrzynkę pocztową
Niewiedza o tym, co w niej jest, może nas narazić na spore kłopoty, jeśli upłynie nam istotny termin.
Ale skoro sąd nie wysyła do mnie pism listem poleconym, to skąd wie, kiedy je dostałam?
Sąd doręcza pisma pełnomocnikom za tzw. potwierdzeniem otrzymania (Empfangsbekenntnis). Oznacza to, że pierwszą stronę przesyłki sądowej stanowi formularz, na którym oznaczona jest sprawa i pismo które sąd mi przesyła.
Ja (albo sekretariat) wypełniam ten formularz, czyli wpisuję miejsce i datę otrzymania przesyłki, podpisuję i odsyłam do sądu – zwykłą pocztą, faksem lub kwalifikowaną pocztą elektroniczną. To w zupełności wystarcza. Ale oznacza to też, że nie ma tak jak w Polsce awizowania i nie za bardzo mogę mieć wpływ na to, kiedy jaka przesyłka do mnie trafi (a tak można sterować w Polsce awizowanymi przesyłkami poleconymi).
Biorąc pod uwagę to, że zwykły list potrzebuje w Niemczech 1-2 dni na dotarcie do adresata, brak awizowania pozwala skrócić czas czas doręczenia do 1-2 dni właśnie.
Całkiem sporo oficjalnej sądowej poczty dociera do mnie za pomocą specjalnej adwokackiej poczty elektronicznej (tzw. beA). Wtedy czas doręczenia skraca się do minimum, a potwierdzenie otrzymania generuję i wysyłam zwrotnie tą samą drogą.
A jak ja wysyłam listy do sądów?
Tak samo 🙂 to znaczy najczęściej zwykłym listem. Chociaż powinnam napisać – w tej chwili już najczęściej elektronicznie. Wersja papierowa jest właściwie tylko dodatkiem, który idzie w ślad za przesyłką elektroniczną. Dowód doręczenia pisma do sądu (raport z transmisji danych) i tak generuję z poczty elektronicznej, więc potwierdzenie nadania listu poleconego na poczcie nie jest mi do niczego potrzebne.
Jak dotrzymać terminu zakreślonego przez sąd?
Sposób wysyłania pism do sądu ma związek z inną ważną kwestią, a mianowicie dotrzymywaniem terminów zakreślonych przez sąd lub wynikających z przepisów.
Jak wiadomo, w Polsce decyduje data stempla pocztowego. Ale w Niemczech, skoro i tak nie wysyłam przesyłek listem poleconym, to jak mam udowodnić, że wysłałam pismo w terminie?
Tu po prostu liczy się data wpływu pisma do sądu. Albo fizycznie, albo faksem, albo elektronicznie. Jeśli wysyłasz pismo zwykłą pocztą, musisz zadbać o to, żeby przesyłka dotarła do sądu na czas. Jeśli wysyłam pismo faksem lub pocztą elektroniczną, pewność daje mi raport z transmisji danych.
Tak samo musi zadbać o to strona działająca bez pełnomocnika. Ale pamiętaj, że co do zasady komunikacja z sądem zwykłym e-mailem jest dla strony niemożliwa! Pozostaje więc zwykły list (wysłany z odpowiednim wyprzedzeniem) lub faks. Inna możliwość to skrzynki podawcze umieszczone przy sądach (jeśli akurat jesteś w pobliżu).
Przykład z praktyki
Jak to wygląda w praktyce? Jeśli stronom zależy na czasie, taka komunikacja potrafi bardzo przyspieszyć bieg spraw. Na przykład, w zakończonej niedawno sprawie, kolejność zdarzeń na sam koniec wyglądała tak (wszystkie wiadomości były przesyłane elektronicznie):
- w poniedziałek ustaliłam z pełnomocnikiem drugiej strony ostateczną treść ugody
- we wtorek pełnomocnik drugiej strony przesłał do sądu treść ugody z prośbą o jej zaprotokołowanie
- w środę sąd przesłał mi pismo pełnomocnika drugiej strony z pytaniem, czy zgadzam się na treść ugody
- w czwartek odpisałam sądowi, że zgadzam się na treść ugody
- w piątek sąd przesłał nam zaprotokołowaną ugodę i zakończył postępowanie.
Gdybyśmy wszystkie listy przesyłali sobie zwykłą pocztą, całość trwałaby oczywiście o wiele dłużej. Myślę, że stosowany w Niemczech sposób komunikacji między sądami, stronami i pełnomocnikami ma duży wpływ na szybkość postępowań.
Marta Fandrey
radca prawny
***
Jak długo trwa proces w Niemczech?
Przygotowuję się właśnie do nagrania rozmowy z Rafałem Chmielewskim, który pomaga mi w prowadzeniu tego bloga poprzez swoją firmę web.lex.
Ponieważ Rafał zdradził mi kilka pytań, które będzie chciał mi jutro zadać, szperam w internecie i sprawdzam różne informacje.
Już jakiś czas temu chciałam napisać o tym, jak długo trwają postępowania sądowe w Niemczech, a ponieważ właśnie wyszukałam stosowne statystyki, od razu je tu podsumuję [Czytaj dalej…]
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }